Avaliar custos e objetivos

Em primeiro lugar, é preciso avaliar os custos operacionais e o lucro efetivo que o contrato está trazendo ou o que pode agregar à sua empresa. E seguir avaliando:

• O que oferecer para manter os clientes?
• Posso oferecer mais?
• Quanto isso vai me custar?
• A estrutura atual da empresa poderá dar conta de novos contratos?
• Irá me trazer mais despesas?
• Terei que fazer novas contratações?

Para este momento de avaliação, é importante envolver toda a equipe da empresa para ter também a visão dos colaboradores sobre a relação com os clientes. Um membro da equipe pode agregar informações importantes. Por exemplo, será que o cliente compreende o serviço, os prazos, os benefícios a que tem direito ou o modelo de atendimento? Às vezes, o custo operacional com um cliente pode levar a um aumento no valor da proposta de renovação ou até mesmo encerrar o atendimento.

Outro profissional que pode ser importante na avaliação para negociação é o contador ou escritório de contabilidade. É ele que pode dar uma dimensão mais precisa dos custos adicionais que uma renovação ou um acréscimo nas despesas poderá impactar no caixa da empresa. É lógico, quando se busca gerar mais receita com mais clientes ou mais serviços, haverá aumento nos impostos a serem pagos. Não é caso de pensar se vale a pena ou não crescer. Mas de ter uma noção para encontrar formas de amenizar o impacto tributário, principalmente. Pode ser que haja um período de ociosidade na empresa que possa ser preenchido com um novo cliente sem a necessidade de uma contratação. A empresa sai ganhando, com aumento na receita sem mais despesas com pessoal.

Organização

Seu negócio precisa manter todos os documentos, sejam eles de clientes ou de fornecedores, arquivados. No momento de renegociação, estar organizado significa tempo e agilidade. O ideal é separar espaços para cada modalidade de contrato, fazendo que o acesso possa ser realizado de forma rápida. Ficar vasculhando papel por papel em pastas faz parte do passado. Manter todas as documentações digitalizadas também é fundamental. Para se relacionar com o governo, por exemplo, muitas empresas estão adquirindo o Certificado Digital, que auxilia no momento de buscar demandas e resolver questões com os órgãos públicos.

Aproximação

Para quem está entrando em processo de renovação de contratos com clientes é preciso saber iniciar uma conversa. Mais do que valorizar o trabalho já feito, procure demonstrar que ele tem um problema e, mais do que isso, que você tem a solução adequada. Passa a mensagem de que você é o que o seu cliente está procurando.

Com um pouco de método, organização e bom senso é possível realizar uma abordagem que possa resultar em uma ótima negociação. A primeira dica é ser claro e objetivo e focar na necessidade do cliente: fazer perguntas relevantes, saber mais sobre ele e deixar que o cliente sinta que está sendo ouvido.

Muitos empresários erram ao se portarem como “super eficientes” e esquecerem que do outro lado existe um possível cliente, com seus potenciais e necessidades e que por sua vez, também busca o melhor contrato para si. A dica é ouvir, elogiar quando necessário e criar uma relação de confiança. Isso pode trazer um contrato duradouro que representa benefícios para ambos.

Atenção à redação do contrato

Outro passo numa negociação para renovar contratos é estar atento à redação do contrato. O texto deve ser claro com as responsabilidades e prazos pertinentes a cada uma das partes, além de constar multas e penalidades em caso de descumprimento. Importante é que o contrato esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Não adianta prometer o que não consegue entregar. De nada adianta também manter um cliente ou até mesmo um fornecedor, se o documento oficial que rege a parceria – o contrato – é vago em detalhes cruciais para o planejamento e saúde financeira de seu negócio.

Um contrato bem redigido não significa que não possa haver flexibilidade na relação com o cliente. Muito importante pensar no momento da negociação que determinados valores e condições podem sofrer reajustes no decorrer do período de vigência. É fundamental planejar e ser flexível para que seu negócio se adeque à essas mudanças. Não fique preso a um posicionamento que dificulte a parceria ou execução de uma das partes. Flexibilidade e planejamento também são palavras-chave e podem ser levadas em conta no momento da negociação. Não acha?

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