Vamos começar do começo:

1. O que é um ERP?

Antes de mais nada, um ERP é uma ferramenta que busca otimizar os processos da sua empresa – facilitando a gestão – através de um sistema informatizado. A sigla “ERP” vem do inglês “Enterprise Resource Planning” e pode ser traduzida como “Planejamento de Recursos Empresariais”.

Ao reunir em um único sistema todas as informações relevantes ao funcionamento da sua empresa, o ERP se torna justamente um diferencial no planejamento estratégico do seu negócio. Ele permite identificar processos passíveis de melhoria, determinar os investimentos com maior ou menor retorno, mensurar o resultado das suas ações de marketing, entre outros. Dessa forma, um ERP é uma ferramenta essencial na hora de tomar decisões orientadas para o futuro da sua empresa.

A maior parte dos ERP cloud disponíveis no mercado atualmente oferece ainda uma funcionalidade de geração de relatórios, que permitem consolidar os números da sua empresa de forma rápida e acessível, agilizando o processo de tomada de decisões e embasando o planejamento estratégico de curto e longo prazo.

2. Quais as funcionalidades padrão oferecidas por um ERP?

Existem no mercado diversas empresas oferecendo sistemas ERP, cada qual com seu diferencial. De uma forma geral, você, empresário, pode esperar encontrar em um bom software de automação comercial as seguintes funcionalidades:

• Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e Boletos Bancários
• Controle de Estoques
• Cadastro de Clientes e Funcionários
• Fluxo de Caixa
• Gestão de Contas (a pagar e a receber)
• Emissão de Relatórios diversos
• Entre as opções disponíveis no mercado, você, empresário, poderá ainda escolher entre um ERP online ou um sistema instalado.

3. Qual a diferença entre um sistema ERP online e um sistema ERP instalado?

Como o próprio nome já indica, um sistema ERP online está disponível para uso a partir de um terminal com acesso à internet. Ele opera através de Cloud Computing, de forma que os dados da sua empresa são armazenados na “nuvem” e ficam disponíveis para o seu acesso de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora. Na prática, um ERP online tem muitas vantagens: o custo com a infraestrutura instalada em sua empresa é extremamente reduzido e há ganhos com a segurança de dados e segurança física oferecida aos servidores pela empresa fornecedora contratada para operar o seu ERP. Outra grande vantagem é que as atualizações do sistema são feitas automaticamente, à medida em que a empresa fornecedora for liberando essas atualizações online.

Se a sua empresa optar por um ERP instalado, por sua vez, será necessário um investimento inicial na infraestrutura de suporte a esse sistema, visto que ele ficará fisicamente disponível apenas nos computadores conectados à rede da sua empresa, sendo necessário se deslocar até a sede da empresa sempre que você for acessar o sistema. Toda a proteção aos dados neste modo deverá ser feita manualmente: backup, atualizações de sistema, etc.

De uma forma geral, tem sido tendência investir em ERPs que utilizam a nuvem, pela agilidade no processamento com baixo investimento inicial, para nem mencionar maior segurança de dados e facilidade de acesso.

Existe ainda a possibilidade de se escolher entre um ERP SaaS ou SaaP.

4. Qual a diferença entre um software ERP SaaS e SaaP?

Também do inglês, como quase todos os termos ligados à informática, SaaS ou “Software as a Service”, pode ser traduzido como “Software como Serviço” e, em oposição a esse conceito, são oferecidos os SaaP, “Software as a Product”, que se traduz como “Software como Produto”.

A grande diferença entre eles é que ao contratar um SaaS, você contrata uma empresa prestadora de serviço. A empresa detém a propriedade do software que você utilizará como um “serviço,” pagando uma mensalidade equivalente às funcionalidades disponibilizadas. Em contrapartida, a empresa prestadora do serviço arcará com todos os custos de manutenção de hardware, de segurança, atualizações de sistema, etc, e garantirá que o sistema estará operacional.

Um SaaP é um software que é desenvolvido sob medida para a sua empresa, e que é vendido por uma empresa desenvolvedora como um “produto”. A vantagem dessa modalidade é que o investimento é feito uma única vez e o software resultante é de propriedade da sua empresa. Por outro lado, todos os custos de manutenção passam a ser de responsabilidade da sua empresa: é necessário garantir um hardware em boas condições, que suporte rodar o sistema desenvolvido, manter uma equipe de TI que possa resolver os problemas operacionais que por ventura apareçam, investir em soluções de segurança de dados, garantir a segurança física dos servidores da sua empresa, e assim por diante…

Na prática, os custos com um SaaP acabam por superar os custos com um SaaS, para nem citar o fato de que um SaaP muitas vezes fica desatualizado e se torna um peso no gerenciamento da sua empresa. Justamente por isso, e acompanhando a tendência de se utilizar ERPs online, os serviços ERP SaaS tem se consolidado como a melhor opção atualmente disponível para os empreendedores.

5. Integração do ERP à outras ferramentas

Um ERP é uma ferramenta que por si só já é bastante completa: é possível controlar estoques, folhas de pagamento, contas a pagar e a receber, etc… Além disso, os ERPs disponíveis em mercado permitem integração com outras ferramentas de gerenciamento de vendas e de relacionamento com os clientes. Com a integração, sua empresa ganha ao continuar a utilizar soluções já bem adaptadas à realidade do seu negócio.

6. Quais as vantagens de utilizar um ERP?

Um ERP ou sistema de gestão para pequenas empresas permite integrar todos os aspectos do seu negócio em um só lugar, aumentando o seu controle sobre todas as etapas do seu processo de vendas. Os planejamentos de curto e longo prazo são favorecidos pelas ferramentas de análise cruzada. O controle de estoques em tempo real é outro diferencial de peso, ajudando a definir políticas de reposição de estoques e a avaliar estratégias de marketing implementadas. Por tudo isso, conclui-se que o investimento em um ERP é uma iniciativa com potencial bastante positivo para sua empresa.

Por fim, a nossa dica é que você conheça o GestãoClick. O sistema ERP online oferece garante todas as funcionalidades que a sua empresa precisa e que foram citadas acima. O teste é grátis!

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