Porta de entrada de muitas pessoas na internet, o e-mail nunca caiu em desuso. Perdeu força com a chegada das redes sociais, mas voltou a ganhar importância quando o marketing digital entrou em cena. Com isso, o uso de e-mail passou a ser parte das estratégias de inbound marketing com a mesma e às vezes até mais importância que Facebook, Instagram, Twitter e outras redes sociais.

O e-mail é um importante canal de relacionamento com o cliente – um canal de via dupla, para enviar e para receber. Em muitos casos, o uso de e-mail pode ser o primeiro contato com um potencial cliente. Por exemplo, o envio de uma mensagem eletrônica, antes de qualquer outra abordagem por telefone, rede social e até pessoalmente, pode abrir de forma mais positiva o trabalho de prospecção. É uma estratégia que grandes empresas utilizam e que empreendedores de qualquer porte também podem usar.

Faça assim:

Reúna uma lista de e-mails de potenciais clientes. Se presta serviços para outras empresas, busque e-mails de contato com o setor com o qual deseja interagir. A partir disso, envie mensagens para cada uma delas perguntando com quem você pode falar a respeito do serviço ou do produto que quer apresentar.

A ideia é que a partir do envio e do retorno obtido você tenhas informações que direcionem e otimizem a prospecção. Não será um “tiro no escuro” nem um contato aleatório, além de poupar tempo por não contatar quem não deseja ser contatado ou que não tenha demonstrado interesse pelo o que está sendo oferecido.

O consultor Aaron Ross, autor do best-seller “Receita Previsível”, conta ter adotado esta estratégia quando trabalhava na gigante da automação de vendas, Salesforce.com. Precisando aumentar as vendas e otimizar o trabalho da equipe de prospecção, ele enviou 100 e-mails e recebeu cerca de dez respostas, todas com as informações que desejava: nome da pessoa responsável, telefone de contato e horário mais indicado para ligar.

Ou seja, a partir do envio de e-mail ele conseguiu agregar informações relevantes para o trabalho de prospecção, avançando algumas casas na possibilidade de fechar negócio porque não fez uma abordagem na base do chute.

Dicas para o uso de e-mail

Além de sua importância em tarefas como o trabalho de prospecção, o e-mail pode ter diferentes funções e atender diferentes necessidades na gestão de um negócio. Confira dicas para usar mais e melhor o e-mail.

E-mail profissional

Usar e-mails gratuitos como o Gmail não é proibido e pode ser uma ótima opção. Mas estude a possibilidade de usar um “e-mail profissional”, com o domínio do seu site (@suaempresa.com.br). Mesmo sendo um profissional liberal vale a pena adotar essa medida como forma de fixar mais fácil o e-mail. E cuide para não complicar o endereço. Opte por uso de e-mail curto, especialmente se o domínio for muito extenso. Use como alternativa o primeiro nome ou contato antes da @.

Dê visibilidade

Não esconda o e-mail do seu negócio nos seus canais de divulgação. Seu site ou blog deve ter uma área de contato onde possa haver um formulário, mas também o endereço de e-mail já com o hiperlink. Mais do que uma forma de divulgação, é um estímulo para que clientes e potenciais clientes cliquem e façam contato, podendo ser o início de uma conversa de ótimos resultados.

E-mail é compromisso

Ao divulgar o e-mail com um canal relevante de contato você assume o compromisso com seu cliente de que irá receber, abrir e dar o procedimento adequado para todas as mensagens que chegarem. É difícil porque a rotina do negócio toma muito tempo, mas reserve um horário para se dedicar à leitura dos e-mails. Evite deixar os clientes sem retorno. Mesmo quando não tiver a resposta definitiva para uma dúvida, faça contato, demonstre interesse e avise que assim que possível enviará mais informações.

E-mail como canal de divulgação

Dentro de uma estratégia de marketing digital, o e-mail pode ter um uso bastante ampla envolvendo software de automação e fluxos de mensagem. Mas não é preciso ir tão longe se deseja usar a ferramenta como canal de divulgação das novidades do seu negócio. Com ferramentas como o MailChimp, por exemplo, é possível criar newsletter com informações e links relevantes e que sejam do interesse dos clientes. Importante neste caso é ter uma periodicidade bem definida para criar o hábito entre os destinatários e para não correr o risco de arranhar a imagem por casa da frequência exagerada de mensagens enviadas.

Boas práticas no uso de e-mail

Para o sucesso no uso do e-mail, especialmente quanto ao envio de mensagens, é importante seguir regras, adotar boas práticas para não ser invasivo nem inconveniente, infringindo regras de privacidade ou enviando para quem não pediu para receber.

Por isso, não compre listas de e-mails. Crie seus próprios mecanismo para conquistar o e-mail dos clientes. Por exemplo, crie promoções ou distribua conteúdos especiais mediante solicitação de dados de contato. E informe-se sobre a forma correta de disparar mensagens, principalmente aquelas enviadas em massa.

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Antes, vale reforçar a necessidade da prospecção de clientes ser cada vez maior muito em função do comportamento dos consumidores de um modo geral. Eles se sentem muito mais autônomos em suas escolhas porque têm acesso facilitado a informações que servem de base para sua decisão de compra de produtos ou serviços.

Por isso, quem quer conquistá-los precisa se preparar com maior cuidado, mais atenção e, principalmente, maior assertividade. Ou você seguirá tentando acertar clientes que não fazem parte do target do seu negócio? Mais do que nunca, “atirar no escuro” não faz mais parte do processo de vendas.

Desta forma, foco na etapa de prospecção de clientes, que pode seguir as dicas compartilhadas pela Endeavor, a entidade internacional de apoio ao desenvolvimento de empreendedores, resumidas a seguir.

Oferta para quem precisa

A quem interessa o produto ou serviço que você deseja oferecer? A resposta para esta pergunta poderá ser decisiva para que a etapa de prospecção de clientes começa com perspectivas positivas. Nada mais desagradável do que ser abordado com uma oferta que não se precisa. É um risco de “queimar” a imagem do negócio por essa falta de “conexão” entre o que é oferecido e o consumidor.

A dica é estudar o mercado para encontrar o melhor caminho para levar sua oferta. E quanto mais informações souber sobre o cliente, melhor. Mais o foco estará ajustado para atendê-lo e sem improvisos, com um discurso afiado para fazer da abordagem um diálogo.

Tarefas definidas

Nas empresas de maior porte já é uma tendência consolidada de separar as tarefas de prospecção de clientes e de vendas. Ou seja, não é o vendedor que faz o primeiro contato. Ele entra em ação após a prospecção, quando o cliente já está mais propenso a fechar negócio.

Se não é possível ter profissionais respondendo por cada uma das tarefas, o melhor é organizar a agenda e ter claro qual objetivo do contato. Isso significa não querer vender já no primeiro contato, mas sim abrir o relacionamento e aproveitar para obter mais informações sobre potencial cliente para posteriormente apresentar uma proposta “matadora”.

Indicações de clientes

Seus clientes podem ser seus melhores parceiros de prospecção. Isso pode ocorrer especialmente se a relação com a clientela estiver fortalecida pelo bom atendimento. Desta forma, você terá portas abertas para que seus atuais clientes possam indicar potenciais clientes com possibilidade de fechamento de negócio. A indicação é ouro e pode levar até a um processo de prospecção de clientes muito mais ágil e com maiores chances de concretizar uma nova venda.

Analise seu portfólio

Na prospecção de clientes, sempre vale rever o portfólio para avaliar com quais você poderia voltar a fazer negócios. É como uma lição de casa. Antes de olhar para o mercado, olhe para informações que já possui de quem já conhece o seu produto ou serviço.

O segredo, neste caso, é forma como será retomado o contato. A abordagem precisa ser de prospecção e não de venda. Ou seja, primeiro saiba como está o cliente para que possa saber se o que será oferecido ainda é do interesse dele.

Presença digital

Sobre presença digital na prospecção de clientes, uma palavra: essencial. Uma boa estratégia de marketing digital pode ajudar a filtrar aqueles potenciais clientes que poderão ser incluídos na lista a ser abordada no trabalho de prospecção.

A geração leads, via ações de inbound marketing, tem sido de grande valia para negócios de todos os portes e ramos. É um atalho que permite também uma melhor qualificação do potencial cliente, medindo com maior precisão se aquele contato poderá se converter em venda.

Próximos passos

Na prospecção de clientes, cada passo é estratégico até chegar no fechamento do negócio. Por isso, após o primeiro contato, já é importante ter uma definição sobre o que fazer na sequência – uma nova conversa por telefone, uma visita presencial, uma apresentação mais completa do produto ou serviço.

A abordagem seguinte pode e deve ser acertada com o cliente. O contato precisa ser manter “aquecido”, mas sempre com o cuidado para não ser invasivo. Se a primeira conversa não apontou caminhos para prosseguir, não insista. Opte por saber quando poderá retomar o contato e avalie: este é um potencial cliente ou não?

Bônus: Não esqueça do uso do e-mail

Quando falamos de prospecção de clientes, não esqueça do e-mail. Como já destacamos, o uso de e-mail pode ser o primeiro contato com um potencial cliente. O envio de uma mensagem eletrônica, antes de qualquer outra abordagem por telefone, rede social e até pessoalmente, pode abrir de forma mais positiva o trabalho de prospecção. É uma estratégia que grandes empresas utilizam e que empreendedores de qualquer porte também podem usar.

O consultor Aaron Ross, autor do best-seller “Receita Previsível”, é um defensor desta estratégia. Quando trabalhava na gigante da automação de vendas, Salesforce.com, precisando aumentar as vendas e otimizar o trabalho da equipe de prospecção, ele enviou 100 e-mails e recebeu cerca de dez respostas, todas com as informações que desejava: nome da pessoa responsável, telefone de contato e horário mais indicado para ligar. Assim, a partir do envio de e-mail, ele conseguiu agilizou o trabalho de prospecção, abrindo maiores possibilidades para fechar negócio.

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Ross afirma que receita previsível é sobre ajudar empresas a crescer mais rápido, mas com alguma previsibilidade. O conceito surgiu quando Ross trabalhou na Salesforce, gigante na área de tecnologia para vendas, e via a empresa ir ao mercado e contratar mais e mais vendedores – o que não refletia em resultados melhores. Diante deste cenário, Ross decidiu focar na prospecção por acreditar que não é a quantidade de vendedores, mas sim a forma como se vende e como o processo de vendas é desenvolvido.

A ideia basicamente era usar a prospecção para gerar encontros ou reuniões com potenciais clientes para a empresa atingir metas de crescimento. Conseguindo isso, na visão de Ross, seria possível ter um crescimento previsível, resultando em receitas previsíveis. Para fazer este processo funcionar, o consultor adotou o “funil da receita previsível”, que inclui três etapas:

• Preparação com a coleta de dados de potenciais clientes;
• Prospecção;
• Início de ciclo de vendas.

Outro ponto importante na metodologia desenvolvida por Ross é o uso do e-mail. Ainda na Salesforce, ele fez um teste batizado de Cold Calling 2.0 que consistia em testar envios de mensagens com diferentes formatações. Na primeira tentativa, o e-mail era “vendedor”, longo, com descrição de produtos, mas sem qualquer resultado na prática.

Na segunda tentativa, Ross mudou o tom da mensagem. Foi mais curto e não apresentou nenhum produto. Optou por pedir uma informação: nome da pessoa responsável, telefone de contato e horário mais indicado para ligar. De 100 mensagens enviadas, recebeu 10 respostas. Ou seja, a partir do envio de e-mail ele conseguiu agregar informações relevantes para o trabalho de prospecção, avançando algumas casas na possibilidade de fechar negócio porque não fez uma abordagem na base do chute.

Os princípios da receita previsível

A ideia de explorar o uso do e-mail é um dos pontos que mais cativa os admiradores da metodologia da receita previsível. Mas para que traga resultados, recomenda-se também observar alguns princípios compartilhados por Aaron Ross.

• • Tenha paciência porque os resultados podem levar de 4 a 12 meses para surgirem.
  • Ao usar o e-mail, experimente usar elementos diferentes nas mensagens, com novas abordagens e sendo criativo no que escreve no campo “Assunto”.
  • Adote a metodologia da receita previsível de um modo que o processo possa ser repetido inúmeras vezes e não em ações pontuais.
  • Se puder, busque por ferramentas mais poderosas para gerenciar informações e contatos dos clientes em vez de usar apenas o Excel, por exemplo.
  • Se trabalha com mais pessoas no processo de vendas, é importante que o fluxo esteja claro para todos os envolvidos saberem ao certo quando começa e quando termina o trabalho de cada um.
  • Tenha o foco sempre nos resultados das ações que estão sendo desenvolvidas e não na atividade em si.
  • Se não faz, comece a medir os resultados das ações porque as métricas podem ser indicativos de mudanças na estratégia para melhores resultados.
  • A prospecção precisa ser feita da maneira correta e ser finalizada quando realmente estiver de acordo com o necessário para que o processo de vendas tenha o resultado esperado.
  • Na metodologia da receita previsível não é preciso dar grandes saltos, mas sim trabalhar na perspectiva de começar com pequenos passos e ir evoluindo sempre, com qualidade no processo.

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