Buscar produtividade gera uma série de benefícios. O primeiro, claro, é uma melhor gestão de tempo. As tarefas são executadas de modo que não fiquem acumuladas, sendo concluídas no tempo necessário. Isso também reduz a necessidade de “levar trabalho para casa” ou trabalhar além do horário desejado.

Outro benefício da maior produtividade é que isso pode ajudar a traçar uma estratégia de prospecção. É comum empreendedores – incluindo profissionais liberais – reclamarem que estão sem tempo para buscar novos clientes. Com as tarefas organizadas e sendo cumpridas dentro dos prazos, é possível reservar um dia ou um período do dia apenas para contatar potenciais clientes.

Por fim, um terceiro benefício da maior produtividade é a motivação que proporciona. Faz muita diferença no empreendedor quando tudo relacionado ao negócio flui sem atrasos, sem dificuldades. É animador e serve de estímulo para a rotina seja muito mais criativa e inovadora.

Quando começa a semana mais produtiva

Para cumprir tarefas no prazo, ganhar tempo, fazer mais prospecção e ser mais criativo, a organização da semana mais produtiva começa na sexta-feira anterior. É o dia em que você deve conferir seu planner para ver quais tarefas foram concluídas e quais ficaram em aberto.

Uma dica: se você usa planner de papel, diariamente, ao longo da semana, faça marcações. Risque totalmente as tarefas concluídas e use uma caneta marca-texto para identificar as que precisam ser reagendadas. Na sexta, reveja a lista das pendentes e defina quando irá voltar a elas.

Além de rever a produção da semana, recomenda-se também que você liste todas as tarefas previstas para a próxima semana antes de fazer a divisão por dia da semana. Faça isso mesmo que existam tarefas fixas que são realizadas sempre no mesmo dia. A lista ajuda a ter uma ideia do volume de tarefas e, o mais importante, funciona como um checklist para que nada seja esquecido.

Feita a lista, comece a definir quando cada tarefa poderá ser realizada. As características de cada negócio são determinantes para verificar o grau de dificuldade e o tempo necessário para a execução de cada tarefa. Tenha isso em mente e considere também o grau de urgência e se você depende de terceiros para concluir a tarefa.

Por exemplo, você pode precisar da aprovação do cliente para levar um projeto adiante e que precisa ser entregue na próxima semana. Neste caso, a dica é antecipar ao máximo o contato para não prejudica o andamento do processo. Ou seja, envie na segunda pela manhã para o cliente e peça o retorno no máximo até quarta. Melhor ainda se já houver um combinado prévio sobre devolutivas (fica acertado que o cliente retorna sempre em 24h, por exemplo).

Gestão das tarefas

Finalizada a etapa de organização das tarefas por dia da semana, quando chegar na segunda-feira, coloque o planner à vista. Isso ajuda a memorizar o que tem que ser feito, mas também é para lembrar que para a semana ser mais produtiva é preciso fazer gestão das tarefas, como citado acima. Faça as marcações e não desconsidere mexer e até antecipar tarefas de outros dias ou porque sobrou tempo ou porque determinada ação perdeu o grau de urgência.

Isso reforça a ideia de que a organização da semana é necessária, mas isso não significa que seja engessada ou “imexível”. A flexibilidade só é possível porque há organização. Sem isso, como saber o que deve ou o que pode ser feito hoje, amanhã ou depois? De certo, o resultado será uma semana muito mais produtiva e com melhores resultados para você e seus clientes.

Dica bônus: Adaptando o conceito de Sprint

Scrum é um método de gerenciamento de projetos que prega “a arte de fazer o trabalho na metade do tempo”. Um dos seus criadores, Jeff Sutherland, é autor do principal livro sobre o tema em que é citado o Sprint.

Trata-se de um conceito em que as tarefas são executadas dentro de um ciclo com cinco etapas sendo definidas pelo tipo de abordagem e pelo tempo necessário para execução. Cada etapa tem um objetivo específico: planejamento, desenvolvimento, avaliação diária, revisão e retrospectiva.

O assunto já rendeu outro livro de sucesso (Sprint. O Método Usado no Google Para Testar e Aplicar Novas Ideias em Apenas Cinco Dias). A ideia central por trás do conceito do Sprint também pode ajudar a ter uma semana mais produtiva, especialmente em relação a tarefas ligadas a projetos especiais e em que há participação de outros profissionais (clientes, fornecedores, funcionários…). O Sprint organiza o fluxo e foca em produtividade e resultados.

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