18 abril 2019 Como ser produtivo e concluir tarefas quando o tempo está apertado
No futebol, os últimos minutos da partida costumam ser os mais tensos. Tudo o que o time não conseguiu fazer durante o tempo regulamentar, precisa fazer nos acréscimos: o gol da vitória ou que vai salvar de uma derrota. O mesmo ocorre na gestão do negócio quando surgem novas tarefas e o tempo está curto para concluí-las. Tem que ser craque e ser produtivo para dar conta. Mas como fazer?
O segredo para ser produtivo é ter controle sobre as tarefas que se precisa cumprir. E pode ser diário, semanal ou mensal. O importante é ter uma rotina bem esquematizada para conseguir dar conta das tarefas no “tempo regulamentar”, sem necessidade de usar o tempo extra para aquilo que já é habitual de ser executivo. Ou seja, se precisar dos “acréscimos”, que seja para dar conta de um novo trabalho, de um novo atendimento, de um novo cliente – mesmo sendo pontual e não fixo.
Tempo reservado – O esquema para ser produtivo e dar conta de tarefas de última hora, portanto, é ter uma rotina bem organizada. A jogada seguinte é avaliar em que momentos poderá sobrar um tempo na agenda para dar atenção a novas tarefas. Se houver, reserve e defina o que fazer nesse tempo. De preferência, opte por tarefas que possa começar e terminar e assim consiga otimizar o tempo.
Uma coisa de cada vez – Organizado, outro segredo é estar focado na conclusão das tarefas. Isso significa resistir a tentação de fazer múltiplas tarefas ao mesmo. Ou seja, evite tentar bater o escanteio, correr para a área e cabecear a bola para o gol. Impossível dar certo. Por isso, concentre-se. Faça uma coisa de cada vez e assim terá mais chances de fazer (e bem feita) as novas tarefas que surgirem. Por isso, deixe seu status nas redes sociais como ocupado e desligue as notificações como medidas para ser produtivo no momento de maior pressão.
Plano de jogo – Outra tática que funciona para encaixar novas tarefas na rotina é definir um plano de jogo. Isso significa analisar o que será necessário fazer para dar conta da nova tarefa. Liste as ações e estabeleça uma ordem de prioridades. Veja também o grau de complexidade para ter uma noção do tempo que levará para entregar a tarefa concluída.
Gestão com antecipação – Lembra das dicas sobre a semana produtiva? Servem também para quando surgem tarefas novas e de última hora. Coloque as tarefas no papel ou use ferramentas como Trello ou Google Agenda. E prepare-se para estar no comando do jogo, avaliando o andamento do trabalho, analisando prazos e até alterando datas para a finalização das novas tarefas e também de compromissos que podem tomar mais tempo que o necessário, podendo atrapalhar qualquer chance de vitória.
Sem estresse e sem ansiedade – Muitas vezes, quando precisa do gol nos acréscimos, a soma de erros acaba reduzindo as chances do time atingir seu objetivo. A culpa vem do estresse e da ansiedade que a situação gera. Mesmo com o relógio correndo, é preciso ter calma e tranquilidade para realizar a tarefa no prazo, mas principalmente com qualidade. Pense em incluir até um tempo para meditar, respirar e pensar no que foi feito e no que precisa ser concluído. E tomando as medidas propostas acima, é só festejar mais uma conquista.
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