6 fevereiro 2017 O que é um escritório virtual e quais suas vantagens para empresários e profissionais liberais?

O mundo contemporâneo traz consigo diversas mudanças na rotina das pessoas, inclusive no que diz respeito ao ambiente de trabalho. De uns anos para cá, já se tornou comum trabalhar em home office e escritório virtual.

Muitas pessoas inclusive costumam achar que escritórios virtuais servem somente para serem usados como extensão do home office, partindo do princípio de quem trabalha dessa forma, uma hora precisará de uma sala para encontrar seu cliente, fazer uma reunião, enfim, atender pessoas para as quais presta serviço.

Mas o escritório virtual não é vantajoso somente para quem trabalha boa parte do tempo em casa. É uma solução com ótimo custo-benefício para qualquer empresa ou profissional liberal que precise de espaço físico com agilidade, sem burocracia e nenhum investimento de preparação, como reformas ou aquisição de móveis e itens de decoração. O escritório virtual também libera o empresário de gerenciar a estrutura física, permitindo que ele se dedique totalmente ao seu negócio, aumentando a produtividade, reduzindo custos fixos e elevando a lucratividade.

O escritório virtual acaba sendo uma excelente opção para agilizar o processo de abertura de uma empresa e a rápida inserção no mercado, com espaço adequado disponível imediatamente para receber clientes e investidores.

Infraestrutura completa

Workstation HZ Escritório Virtual

Segundo definição da Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais – ANCEV, escritório virtual “é uma empresa destinada a prestar serviços de cessão de salas completamente mobiliadas e decoradas, para uso temporário ou permanente, com infraestrutura completa”.

As empresas que oferecem esse serviço possuem “pacotes”, de acordo com a necessidade do cliente, que pode precisar de espaço todos os dias, por determinadas horas, ou duas vezes por mês, por exemplo, somente para reuniões.

A infraestrutura do escritório virtual inclui mesas, cadeiras, ar condicionado, telefone, internet de alta velocidade e até mesmo água e cafezinho. No caso dos auditórios para eventos ou treinamentos, podem ter também flip chart, quadro branco, projetor multimídia (datashow), sonorização, microfone e espaço para coffee-break. Na HZ Escritório Virtual, os auditórios comportam de 25 a 100 pessoas.

Serviços e coworking

Além de toda a infraestrutura, o escritório virtual pode ser um facilitador para empresários e profissionais liberais por meio de serviços relacionados. É possível contratar um atendimento personalizado, por exemplo. Nele o empresário terá um número exclusivo e uma secretária fica disponível para atender as ligações em nome da empresa e transmitir os recados. Também é possível requisitar o gerenciamento de compromissos profissionais. Ambos os serviços são muito úteis especialmente para profissionais que não gostam de interrupções enquanto atendem seus clientes, pacientes ou realizam suas atividades.

O espaço de coworking é uma outra opção para os empreendedores. Trata-se de um ambiente compartilhado por pessoas de diferentes empresas. Por ser uma opção mais econômica, a modalidade costuma ser bastante utilizada pelos empreendedores que possuem startups. Esse ambiente é bastante enriquecedor, afinal, possibilita que profissionais de diversas áreas trabalhem em um mesmo local e troquem experiências, aprendam uns com os outros e se ajudem.

Tanto no coworking como no aluguel de salas exclusivas de um escritório virtual, o empresário tem a possibilidade de usar uma estrutura que normalmente não teria disponibilidade em um escritório convencional, como salas de reunião, ainda por cima em um endereço central em área nobre de Florianópolis, como no caso da HZ. E o pagamento é realizado de acordo com o serviço utilizado, transformando custos fixos como aluguel em custos variáveis. A economia permite investir mais em marketing ou pessoal, em vez de despender recursos para montar e manter uma estrutura física própria.