18 dezembro 2019 Assinatura Digital agiliza processo e ajuda a reduzir custos com cartório
A redução de custos é um dos benefícios mais destacados no uso da certificação digital pelas empresas. E gastar menos, neste caso, inclui trocar tarefas burocráticas como o reconhecimento de firma em cartórios pela agilidade da assinatura digital.
Lembra do processo tradicional de reconhecimento de firma de documentos? Geralmente, quando surge a necessidade de reconhecer firma, a pessoa (para questões pessoais ou empresariais) precisa lembrar em qual cartório de notas possui ficha. Ou seja, qual estabelecimento já possui o registro – em uma ficha – da sua assinatura para checagem nos documentos a serem assinados.
Se não tiver, é preciso fazer a ficha – o que significa um custo extra, além do reconhecimento de documentos variados como contratos de compra e venda de imóveis, transações financeiras, arquivos, entre outros.
Por outro lado, a partir do uso do Certificado Digital é gerada a assinatura digital, que pode substituir todo o processo descrito acima, dando maior agilidade, com segurança e garantia de integridade, autenticidade e confiabilidade. Procedimento reconhecido pela legislação brasileira desde 2001, a assinatura digital substitui a ida ao cartório pelo ambiente virtual, sem perder a validade jurídica, e tudo se resolve em poucos segundos. Além disso, elimina distâncias quando as pessoas ou representantes de empresas precisam assinar o documento e encontram-se em cidades, estados e até países diferentes.
Além de reduzir gastos com pagamentos de serviços cartorários, o uso da assinatura digital em vez do reconhecimento de firma gera economia também em relação ao uso de papel e impressão, o que é uma medida importante para as empresas que têm a sustentabilidade como regra.
Ao assinar digitalmente um documento, em um notebook, tablet ou smartphone, tem-se a garantia do aceite e de que o trâmite ocorreu sem alterações no conteúdo por causa da criptografia. Isso tem relação com o fato da assinatura digital contar com características que a torna extremamente segura, como listado pela Soluti, agência credenciadora, parceira da HZ coworking space na emissão de certificados digitais:
- Não há como copiar uma assinatura digital;
- A assinatura não é dissociada do documento que a recebe;
- A assinatura permite a identificação do titular da firma.
- Para ser válida, a assinatura não pode ter sido suspensa nem revogada; e
- O uso da assinatura digital só pode ocorrer com Certificado Digital válido.
Para fazer a assinatura digital
A sequência para a assinatura é a seguinte:
1) Gere um arquivo digital em formato PDF para ser assinado.
2) Use o programa Adobe Acrobat para a assinatura.
3) Faça a assinatura tendo o Certificado Digital ativado via senha ou token.
4) Finalizado o processo, envie por e-mail o arquivo assinado digitalmente.
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