14 junho 2017 Gestão do tempo: Saiba quais atitudes ajudam a tornar o dia mais produtivo

A boa gestão do tempo é um desafio diário, que demanda organização e foco. Você sabe como aproveitar as horas de seu dia de maneira produtiva? Tem dado conta de suas tarefas diárias? Ao final do dia sente-se com o dever cumprido?

Se as respostas para essas perguntas foram negativas, não se preocupe.  Existem atitudes simples que você pode adotar no seu dia a dia e vão ajudar a ter um dia mais produtivo.  O segredo é aprender a fazer a gestão do tempo.  Tudo começa pelo estabelecimento de prioridades. Com o tempo e o hábito de desempenhar suas tarefas de maneira organizada, será possível chegar ao final do dia com aquela sensação de dever cumprido. E mais: sabendo que foi possível, até mesmo, antecipar tarefas.

Antes, lembre-se:  sem saúde e disposição nada tende a fluir bem. Então, a primeira dica é com relação ao seu bem-estar. Tenha uma alimentação saudável, faça exercícios físicos, tenha boas horas de sono e de lazer. Com essa base, o foco passa a ser a organização do seu dia.

Universo a seu favor

Para facilitar a organização, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Há muitos aplicativos que podem contribuir (e muito)  para a gestão do tempo, na elaboração de sua agenda, na definição de prioridades e no compartilhamento de tarefas e demandas para a  equipe, clientes e fornecedores.

O KanbanFlow é um exemplo de ferramenta online de grande utilidade para quem busca otimizar sua rotina. Com ele é possível visualizar todas as tarefas, organizadas por etapas dentro da rotina de trabalho, além de listar compromissos e ajudar no controle de atividades.

Calcular o tempo utilizado para cada tarefa também pode ser um caminho para ser mais realista com relação ao tempo necessário para realizar cada atividade. Assim, cada vez mais, sua agenda será assertiva e a sua gestão de tempo estará rumo à exatidão. O KanbanFlow possui esta funcionalidade, mas  o aplicativo Toggl é uma opção específica para registrar os minutos e/ou horas investidas ao longo do dia/semana/mês em cada tarefa que você realizará.

É uma forma de medir o quanto de tempo você tem dedicado, especialmente naquelas tarefas que podem ser concluídas mais rapidamente, mas que acabam tomando mais que o necessário. Usando o Toggl você poderá descobrir o que o faz perder tempo com tarefas aparentemente simples e buscar soluções para que seja mais produtivo.

A melhor gestão do tempo também tem a ver com sua estrutura física. Um ambiente adequado para se trabalhar é algo indispensável por diversas questões como organização, concentração, criatividade, entre outros. Buscar um escritório virtual pode ajudar a tornar seu dia mais produtivo. Quem trabalha em home office, por exemplo, pode optar pelo aluguel de salas para uso diário ou esporádico justamente para focar mais nas tarefas e otimizar seu tempo.

Dicas de ouro para a gestão do tempo

Tente não programar 100% do seu dia. Dê espaço para novas ideias e até mesmo para os imprevistos.  No começo você pode fazer uma previsão de quanto tempo gastará para desempenhar cada uma de suas atividades. Mas somente depois de rastrear essas tarefas e identificar o quanto elas demandam de você, é que será possível ser realista na distribuição de sua agenda semanal.

Faça um intervalo entre as atividades de trabalho.  Pausa nunca é tempo perdido, é tempo investido. Isso é importante para você respeitar e se restabelecer para voltar a ser produtivo. Afinal, ninguém é produtivo o dia todo.

Priorizar tarefas é algo indispensável. Você sempre terá coisas para fazer, para estudar, mas tudo tem uma ordem de prioridade. Estabeleça essa hierarquia e cumpra. Separar uma média de três tarefas diárias e cumprí-las, já é uma excelente meta a ser alcançada.

Organização é fundamental em todos os âmbitos: na vida pessoal e na profissional. Manter seus pertences em ordem faz parte da gestão do tempo. Já pensou quanto tempo é gasto quando se está à procura de algo importante e não consegue encontrar?

Saiba dizer não para as tarefas que você sabe que não conseguirá cumprir. Ser realista consigo mesmo é fundamental para gerir o tempo com sucesso.

Começar pelas tarefas mais simples e fáceis é algo motivador. Assim, mais atividades vão sendo finalizadas e restarão poucas de maior complexidade para resolver com todo o foco que elas necessitam.

Evite distrações. Elas podem acabar com o seu planejamento e fazer com que algo dê errado, prejudicando a sua rotina.

Quando você cumprir suas tarefas previstas para um dia, ou trabalhar as horas planejadas, saiba respeitar seu limite. Mesmo que esteja disposto a trabalhar mais, saiba priorizar também o descanso.