13 dezembro 2018 Gestão de finanças: Como evitar problemas no caixa do seu negócio

Como está a gestão de finanças do seu negócio? Tudo em ordem ou está na hora de rever os procedimentos e de adotar um controle mais eficiente do que entra e do que sai do caixa da empresa? Se ainda não dá atenção para o assunto, o momento de mudar é agora.

Uma eficiente gestão de finanças é decisiva para o sucesso de qualquer negócio, em especial os de pequeno porte. As consequências de um descontrole do caixa, das obrigações legais e das contas podem ser fatais, como destaca Adilene Hensel Matias, diretora da Potencial Consultoria e Treinamento Empresarial. “A má gestão de finanças é receita de fracasso e certamente não leva ao sucesso de nenhum negócio”, diz. A solução para não seguir esse caminho é iniciar o negócio com a perspectiva de Sustentabilidade Financeira. “Isso significa pensar como investidor, que é aquele que concebe o negócio como uma oportunidade de aplicação dos seus recursos (capital e trabalho) para auferir lucros e rendimentos”.

Mas o que ocorre, na avaliação de Adilene, é que existem mais empresários com perfis de sobreviventes do que empresários investidores. Segundo a consultora, os sobreviventes são maioria entre as micro e pequenas empresas, que representam 99,02% dos empreendimentos no Brasil. “Muitos negócios iniciam a partir de uma necessidade de renda, e não como forma de investir o seu capital e obter retorno”, explica. “Sendo assim, muitos empreendedores, tão logo descobrem algo que possam oferecer ao mercado, pulam etapas imprescindíveis de planejamento do negócio”.

O resultado disso se vê nos altos índices (aproximadamente 23,4%, de acordo com pesquisa do Sebrae feita em 2016) de mortalidade de micro e pequenas empresas entre o primeiro e o segundo ano de existência. Para reduzir os riscos do negócio é essencial ter posturas menos operacionais e mais estratégicas, além de investir tempo num planejamento inicial que inclui itens como:

– Buscar ajuda de consultores especializados para amadurecer as ideias iniciais;

– Fazer os cálculos do capital inicial necessário, considerando o capital de giro para os primeiros doze meses de empresa;

– Identificar o ponto de equilíbrio financeiro e econômico para o estabelecimento de metas de vendas mensais;

– Definir as políticas de pagamento de seus clientes;

– Estabelecer seu ponto mínimo e máximo de estoques;

– Definir as ferramentas principais de gestão para uma escolha assertiva de software de gestão para o seu ramo de negócio;

– Dimensionar sua planilha de custos e seus preços de venda;

– Definir pró-labore;

– Conhecer os conceitos de margem de contribuição e lucratividade.

Como identificar os problemas mais comuns na gestão de finanças

Desenvolvendo o próprio negócio de forma planejada e sem atropelos, ficam reduzidas as chances de um empreendedor enfrentar problemas com a gestão de finanças. Ainda assim é sempre importante estar atento para identificar os problemas mais comuns e já tomar as providências necessárias para solucioná-los. De acordo com a consultora Adilene Hensel Matias, dois problemas são recorrentes na gestão de finanças das pequenas empresas:

a) Ausência das ferramentas fundamentais de gestão como o Fluxo de Caixa e o Demonstrativo de Resultados

Adilene explica que o Fluxo de Caixa serve como um mapa financeiro diário (em tempo real) e mensal sobre as contas a pagar e a receber que a empresa possui, auxiliando o gestor no planejamento deste ciclo financeiro (entradas e saídas) para manter os saldos sempre positivos. Já o Demonstrativo de Resultados é um relatório de resultados para saber se a empresa obteve lucro ou prejuízo num determinado período, além de permitir fazer comparações dos gastos entre os meses e análises sobre a evolução e/ou variação das vendas.

“É importante compreender que estas duas ferramentas são diferentes”, ensina Adilene. “Por exemplo, a empresa pode estar com um Fluxo de Caixa negativo no final do mês e ter obtido lucros neste mesmo mês”, diz. Por isso, como afirma a consultora, quanto mais eficiente for a gestão do Fluxo de Caixa, mais saldos positivos irão ocorrer. “Com isso, menos juros serão pagos e, consequentemente, mais lucros serão demonstrados no Demonstrativo de Resultados ao final de cada mês”.

b) Inexistência do Capital de Giro, levando ao adiantamento de recebíveis a altos custos

“Quando uma empresa está fazendo adiantamento de recebíveis já se sabe que ela está sem Capital de Giro e que seus lucros ficarão, a cada dia, menores e mais comprometidos”, explica a consultora. Por isso, é importante identificar qual o motivo para ter necessidade de Capital de Giro. Sazonalidade? Queda nas vendas? Valor maior de compras num determinado período? “Mas pode estar acontecendo também por causa de investimentos mal planejados, levando a empresa a comprometer-se com empréstimos acima das suas condições de pagamento”, analisa Adilene.

Ela conta que isso muitas vezes está associado a retiradas desmedidas dos sócios, ao descontrole dos gastos mensais, inadimplência, altos níveis de estoques ou, ainda, problemas na composição dos preços dos produtos/serviços. Por isso, para uma boa gestão de finanças, é necessário ter uma cultura do planejamento estratégico desde o início, especialmente no caso de um pequeno negócio. “É comum identificar que as decisões são tomadas exclusivamente pela intuição do empreendedor, sem considerar informações e indicadores gerados a partir de seu negócio”, diz a consultora.

Medidas para resolver problemas na gestão de finanças

Diante do surgimento de problemas na gestão de finanças, as medidas de correção deverão ser aplicadas a partir do tipo e do tamanho da dificuldade que está sendo enfrentada. No caso de “problemas mais leves”, a consultora Adilene Hensel Matias recomenda uma lista de tarefas que começa com uma análise da estrutura de custos do negócio e prossegue com as seguintes ações:

– Eliminar desperdícios e supérfluos;

– Rever os níveis de estoques;

– Conhecer a curva ABC de vendas;

– Estimular o aumento do ticket médio;

– Avaliar se as vendas estão saudáveis (preço, descontos, prazo de recebimento, inadimplência, perdas, entre outros).

Também é importante avaliar a gestão do Fluxo de Caixa e das melhores taxas do mercado para financiar a necessidade de buscar Capital de Giro ou, antes disso, fazer um aporte de capital próprio. “A operação precisa ser saudável, caso contrário não se deve fazer mais investimentos em algo que não promete lucratividade necessária para a sustentabilidade do negócio”, destaca a consultora.

Para os casos mais críticos, além das ações listadas acima, Adilene recomenda também fazer um levantamento do endividamento da empresa para saber se ainda oferece condições de virar o jogo. “Caso o empresário não conheça estes cálculos e valores, buscar ajuda com seu contador ou contratar uma consultoria financeira e jurídica específica”, adverte.