15 abril 2021 Comunicação no trabalho remoto: como manter a equipe engajada mesmo à distância

A opção pelo trabalho remoto trouxe benefícios, mas para as empresas não envolveu apenas infraestrutura e uso de espaço físico. Mexeu também com a dinâmica do dia a dia, colocando a comunicação como uma das ferramentas mais importantes para manter o engajamento em alta, mesmo à distância.

Não é de hoje que a comunicação interna é essencial para a conquista de resultados. A forma como a direção da empresa se comunica influencia diretamente no clima organizacional e, por tabela, na motivação dos colaboradores. Com a adoção do trabalho à distância, isso se tornou ainda mais fundamental não só porque não estão todos no mesmo ambiente, mas também por causa dos reflexos da pandemia no emocional das pessoas.

Por isso, tratar as ações de comunicação no trabalho remoto como prioridade é a dica principal para os negócios que estão com as equipes à distância, mesmo em modelos híbridos, utilizando o espaço de coworkings, como o da HZ, para manter o distanciamento e a segurança da equipe.

“Os gestores precisam se comunicar com as suas equipes, entender como estão os seus colaboradores, se eles estão com problemas em casa, se estão fragilizados por algum motivo de força maior”, sugere Daiane Andognini, psicóloga e CEO da HUG, consultoria de gestão de pessoas especializada em startups. “Isso fará com que eles sejam compreensivos no caso de uma queda de produtividade, por exemplo”.

Ações para melhorar a comunicação no trabalho remoto

Para as empresas que já priorizam a comunicação interna, o desafio diante do trabalho remoto existe, mas tende a ser mais tranquilo de ser superado. Mas e no caso dos negócios que se comunicam mal com seus colaboradores, o que fazer para melhorar?

A consultora Lívia Bello, da The Speaker, consultora de treinamento em comunicação e oratória, sugere a adoção de cinco ações que podem ajudar a manter uma boa comunicação interna à distância, evitando problemas como esgotamento com excesso de reuniões, desencontro de informações e diretrizes e queda no rendimento da equipe.

Confira.

💬 Escolha um canal padrão para se comunicar – Pode ser e-mail, videoconferências, grupos de WhatsApp e Telegram, entre outros. Isso padroniza o diálogo com a equipe e evita os chamados “ruídos” na comunicação. “Eliminar esses ruídos é a maneira mais certeira para aprimorar o diálogo interno e garantir que as informações cheguem às pessoas corretas e sem sofrer mudanças no meio do caminho”, diz Lívia Bueno.

💬 Tenha cuidado no envio de mensagens diretas – A consultora considera as Direct Messages, as famosas “DM”, um risco à comunicação. “Quando você envia uma mensagem privada, apenas uma pessoa tem acesso àquela informação, e a partir daí, podem aparecer os tais ruídos”, diz. Por isso, o ideal é optar por mensagens que cheguem ao mesmo tempo e da mesma forma para toda a equipe.

💬 Estabeleça um calendário de reuniões periódicas e otimizadas – As reuniões online se tornaram essenciais com a adoção do trabalho remoto, diante da restrição no contato pessoal da equipe. O problema, na avaliação de Lívia Bueno, é a falta de assertividade nesses encontros que se tornam longos e improdutivos. “Para evitar que isso aconteça, é preciso que exista uma periodicidade nas reuniões e que sejam bem planejadas”, sugere a consultora. A ideia é otimizar o tempo, com data e duração das reuniões pré-definidas, assim como a pauta e quais profissionais devem participar.

💬 Evite mensagens fora do horário de trabalho – A rotina de comunicação deve obedecer o horário de trabalho da equipe. E isso deve ser feito não só para obter regras legais, mas também para evitar possíveis ruídos que mensagens enviadas fora do expediente podem provocar. “Uma informação importante, mas que é transmitida em um domingo à tarde, por exemplo, pode se perder entre outras tantas notificações, mensagens, e-mails”, lembra Lívia Bueno.

💬 Utilize ferramentas para organizar e determinar tarefas – Não faltam ferramentas online e aplicativos que ajudam as empresas na gestão do negócio à distância, desde plataformas para reuniões como Google Meet e Zoom, até organizadores de tarefas como Trello e arquivos como Google Drive.  “Com esses recursos, é possível montar um calendário com tarefas, determinar tarefas, acompanhar o rendimento de um projeto específico, estabelecer mapas com futuras ações e criar gráficos para mensurar resultados”, aponta Lívia Bueno.

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