31 janeiro 2019 Dicas para uso do WhatsApp no dia a dia do seu negócio
Você sabia que a WhatsApp ultrapassou o Facebook em número de usuários mensais ativos, conforme relatório do App Annie de dezembro de 2018? No total, mais de 180 milhões de pessoas em todo o mundo usam o aplicativo de mensagem todos os meses e muitos o utilizam também no dia a dia do negócio.
Não por acaso, com o uso do WhatsApp aumentando, o aplicativo ganhou uma versão específica para uso dos empreendedores, o WhatsApp for Business, que completou um ano em janeiro de 2019 somando 5 milhões de empresas cadastradas. Mais do que um canal para divulgação e de relacionamento, tipo SAC para tirar dúvidas sobre serviços e produtos, a ferramenta tem sido usada para o fechamento de negócios. Há exemplos de empresa que conseguiu aumentar em 30% suas vendas utilizando o WhatsApp for Business.
O WhatsApp for Business está disponível para smartphones com sistema operacional Android, mas também pode ser gerenciado pelo desktop. O download é gratuito. Na prática, o uso da versão para negócios tem características semelhantes da versão para o público em geral. Ou seja, o uso do WhatsApp continua servindo de canal de comunicação, mas com alguns recursos agregados que ajudam o empreendedor na conversação com seus clientes.
Ao criar um perfil, pode-se informar dados como endereço físico, horário de funcionamento/atendimento, e-mail e site. Essas informações são públicas e podem ser visualizadas por qualquer pessoa, nos detalhes do contato. Além disso, outros recursos são oferecidos para facilitar a gestão dos contatos. Exemplo disso são as novidades anunciadas por ocasião do primeiro aniversário do WhatsApp for Business em janeiro de 2019 e que estão disponíveis tanto na versão para smartphone quanto desktop.
Respostas rápidas: Mensagens usadas para responder perguntas frequentes. Para ativá-la, basta pressionar a tecla “/” no teclado para selecionar uma resposta rápida e enviá-la.
Etiquetas: Permite utilizar etiquetas para organizar contatos e conversas com o objetivo de facilitar a localização das informações sempre que o usuário precisar.
Filtro de conversas: Possibilidade de usar filtros para gerenciar conversas classificando as mensagens nas categorias “não lidas”, “grupos” ou “listas de transmissão”.
Como criar sua conta no WhatsApp for Business
Para se tornar usuário do WhatsApp for Business, o empreendedor precisa realizar dois procedimentos. O primeiro é a criação da conta a partir da instalação do aplicativo no seu celular. Nesta etapa, a dinâmica é semelhante a de qualquer aplicativo, preenchendo dados (como o número de telefone, a exemplo da versão pessoal do WhatsApp) e concedendo as permissões necessárias para o funcionamento do WhatsApp for Business.
Depois da instalação e da criação da conta, o procedimento seguinte é a configuração do perfil empresarial. Para começar, deve-se tocar no menu (“os três risquinhos”) no canto superior direito da tela para acessar “Configurações”, seguindo para “Configurações da empresa” e “Perfil”.
A partir daí, o empreendedor pode colocar a logomarca da empresa ou uma foto sua, no caso de profissionais liberais, e seguir acrescentando dados como localização, descrição do negócio, horário de atendimento, e-mail e site. Depois, é só salvar e pronto, está criado o perfil para iniciar o uso do WhatsApp for Business.
» Veja passo a passo para criar a conta e o perfil.
Boas práticas para inserir o Whats na gestão da sua empresa
Decidiu pelo uso do WhatsApp no dia a dia da sua empresa e já criou a conta e o perfil? Mas antes de partir para o uso, anote algumas providências necessárias para que a experiência seja positiva.
Objetivo
A primeira medida é definir qual será o objetivo que se pretende alcançar com o uso do WhatsApp for Business. Pode-se apenas adotar o canal para tirar dúvidas de clientes,ou como plataforma para envio de novidades e promoções. Mas também é possível dar um uso mais efetivo para de fato gerar negócios, fazendo prospecção, apresentando oportunidades personalizadas ou adotando o aplicativo para receber pedidos, por exemplo. Não comece ser ter clareza dos motivos para o uso.
Rotina
A medida seguinte é definir uma rotina de uso do WhatsApp for Business. Antes mesmo de divulgar o número e a abertura do canal, estabeleça as regras para que a equipe e o público saibam como a dinâmica de atendimento funcionará. Com o objetivo claro, isso ficará mais fácil de ser compreendido e assimilado.
Também é importante definir quem ficará responsável pela administração do Whats. E junto com isso, orientar quanto à linguagem utilizada e importância de atender bem todas as mensagens e interações para que a imagem do negócio não sofra arranhões. Negócios mais formais pedem uma postura mais séria. Já os mais “descolados” podem adotar um tom mais solto, mais descontraído, mas sem ultrapassar limites do bom gosto.
Divulgação
Dê publicidade para o uso da plataforma e deixe sempre claro todas as regras para os clientes informando o horário de atendimento e que tipo de assuntos e demandas serão atendidas pelo WhatsApp. Isso evita uma possível frustração caso o atendimento não seja feito ou um pedido fique sem resposta.
Haverá necessidade de definir uma política de privacidade para a captação e uso dos contatos do clientes. É recomendado estabelecer uma comunicação anterior, informando sobre o uso do WhatsApp e questionando o cliente sobre o seu interesse para interagir pelo canal. Tudo isso sempre ressaltando que o contato não será usado para outra ação que não o contato direto da empresa com o cliente e não por terceiros.
Outros canais
O uso do Whats não deve substituir canais como o e-mail, por exemplo. Por maior que seja a agilidade na troca de mensagens, evite receber e enviar documentos como orçamentos, propostas ou notas pelo aplicativo de mensagem. Prefira sempre o e-mail que fica mais fácil arquivar e localizar sempre que necessário para evitar sempre qualquer incômodo, como a aprovação de um serviço, por exemplo.
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